Технология подготовки команды актива к участию в управлении ОУ

Продолжение. Начало см. №№ 20, 21/2009 «УШ».

Тема: «Деловые переговоры»

Если команда приняла решение и готова выйти с предложениями к администрации школы, другим партнерам, необходимо обдумать ход переговоров. К ним нужно серьезно готовиться!

Эффективно провести встречу – искусство. Практика показывает: на переговоры лучше выходить командой.

1. Вступление. Нельзя начинать разговор со слов: «Не могли бы вы нас выслушать...» или «Не найдется ли у вас времени…»

Следует начать так: «Мы готовы…», «У нас есть предложение...», «Наш актив принял решение...»

2. Изложение информации. Помните: реально люди готовы активно слушать вас 3–5 минут. Поэтому ни при каких обстоятельствах нельзя терять темп общения.

3. Аргументация. Вы должны иметь наготове целый ряд аргументов. Важно поставить их в определенной последовательности. Заканчивать нужно наиболее сильным доводом.

4. Ответы на вопросы и нейтрализация возражений. У вас должны быть готовые ответы на все возможные вопросы и возражения. Составьте заранее список примерных причин отказа и несколько контраргументов на каждое из них.

5. Поиск удобного для вас компромиссного решения. Думайте, чем второстепенным можно пожертвовать, чтобы выиграть главное.

6. Подведение итогов, принятие решений. Во время переговоров вы должны оставаться спокойным и уверенным в себе. Демонстрировать уважение к партнерам, их позициям – обязательное правило, если хотите добиться успехов.

Есть ряд типичных ошибок, которых следует избегать в процессе переговоров.

• Первым делом нужно понять причины неприятных ощущений и обсудить ваши предложения с другой стороной. Не стесняйтесь, скажите, что вам не нравится. Предложите устроить перерыв, перейти в более удобное помещение или условьтесь о перенесении встречи на другое время.

• Не стоит нервничать и торопиться, дослушайте собеседника до конца. Помните: чем спокойнее вы себя ведете и чем тверже отстаиваете обоснованную позицию, тем труднее приводить вам в ответ новые аргументы.

• Если вы хотите изменить чью-то позицию, лучше не надеяться на свою находчивость, стоит подготовиться заранее. Ведь в среднем у человека на одно возражение может найтись два-три аргумента – обычно на большее не хватает выдумки. Однако при серьезных разногласиях хорошо бы иметь в запасе как минимум четыре-пять утверждений на каждое возникшее противоречие. А спонтанно их найти достаточно сложно!

• Еще одна ошибка – использование негативной аргументации. Одно и то же можно сказать как в плохом, так и в хорошем формате.

• И самое главное: конечно, любое новое знание и умение повышает эффективность переговоров, но следует помнить, что всеми вышеперечисленными правилами и приемами надо пользоваться очень осторожно.

Тема: «Как написать речь или подготовить выступление?»

Запомните главные правила: «Пишите так, как вы говорите, а не как пишете». И еще: «Пишите для своего слушателя, а не для себя».

• Сначала составьте план выступления.

• Ответьте на вопросы. (Какова цель этого текста? Кто мой слушатель, и что ему необходимо знать? Какие обстоятельства смогут привлечь его внимание, которое вам необходимо?)

• Напишите по одному предложению в качестве ответов на следующие вопросы:

1) о чем я пишу?
2) как мой слушатель будет это использовать?
3) что ему необходимо знать?
4) как я могу убедить своего слушателя?

Это основа вашего сообщения.

• Методом мозгового штурма разработайте главные идеи, которые вам хотелось бы осветить, и приступайте к написанию речи.

• Сначала напишите заключение. Когда вы его закончите, поймете, что надо писать в основной части, чтобы прийти к данному выводу. Если возникнет необходимость, позже вы сможете легко переделать текст.

• Напишите вступление после того, как закончите основную работу. Вступление – это краткое содержание дальнейшего сообщения. Привлекайте внимание слушателей первыми фразами.

• Не пытайтесь сразу написать замечательный текст. Первая задача – перенести свои мысли и идеи на бумагу, не считаясь с выбором слов, структурой предложений или правилами правописания. Вы еще успеете обработать написанное.

• Каждый абзац должен состоять не более чем из трех-пяти предложений. Если он будет длиннее, вы можете при выступлении не найти то место, на котором остановились.

• Напечатайте речь, чтобы она приняла аккуратный вид. Печатайте через два интервала внутри текста и через три – между абзацами.

Участникам сообщают о типах ролей в команде и для начала просят заполнить опросник только относительно себя. А уже потом – для вызвавшегося добровольца. Этот смельчак должен рассказать, как, по его мнению, охарактеризовали роль. Затем члены команды называют ему настоящие ответы (их следует записать). Далее тренер и участники обсуждают результаты и пересматривают некоторые из них. Подобную процедуру можно затем провести и в отношении всех остальных.

Подготовьтесь к эффектному выступлению.

1. Рассчитайте время выступления.
2. Изложите свою речь «мысль к мысли», напишите тезисы.
3. Сделайте ее короткой и конкретной.
4. Постарайтесь добавить немного юмора.
5. Не используйте длинные сложные слова.
6. Не будьте монотонным.
7. Говорите уверенно и смотрите на своих слушателей.
8. Если вам нужно перевести дыхание, сделайте это.
9. Подойдите к ясно выраженному концу.

1. Не прячьтесь за трибуну.

Не начинайте свою речь сразу, как только вам дали слово. Немного подождите. Пусть слушатели на вас посмотрят несколько секунд. Достаньте тезисы, взгляните на них. А потом посмотрите на людей, ожидающих первого слова, улыбнитесь и скажите: «Здравствуйте».

2. Читать текст или нет?

Трудно говорить по тезисам, потому что в первую же минуту надо правильно выстроить свою речь. Но и читать заранее написанный текст можно так, словно ты говоришь с собеседником. Хотите говорить «без бумажки», все равно время от времени зачитывайте цифры и т.п.

3. Смотрите на аудиторию.

Не останавливайте свой взор на отдельных лицах, помня, какое неприятное чувство может вызвать долгий пристальный взгляд. Надо скользить глазами по отдельным группам слушателей, по-разному воспринимающих твои слова.

5. Научитесь держать паузу.

Пауза – простой и проверенный способ сосредоточить внимание на какой-то мысли, подчеркнуть неожиданность выводов, обобщить изложенное.

6. Соединяйте слово с жестом.

Жест в публичной речи несет около 40% информации. Выразительный жест понятен и без слов.

7. Меняйте темп речи.

В публичном выступлении темп лучше менять в зависимости от содержания. Это поможет лучшему восприятию.

8. У вас всего 15 минут.

Многочисленные исследования показали, что активно слушать даже интересные выступления человек может в среднем 15 минут. Потом необходимы пауза, небольшое отступление, какой-либо любопытный факт.

Тема: «Как провести презентацию»

Тренируйте следующие умения:

– вести диалог с аудиторией;

– двигаться во время выступления;

– организовывать действие и вовлекать в него слушателей.

Если вы должны произнести речь, не переживайте из-за этого слишком сильно. Воспользуйтесь предложением и сделайте все, на что способны. Ваша вторая речь будет лучше, чем первая, а третья окажется лучше второй. Вы сможете совершенствоваться, только продолжая свои попытки.

«Презентация»

Игра позволяет смоделировать целиком весь процесс подготовки и проведения презентации и подвести итоги работы по теме.

Ведущий: «Команда делится на 3 подгруппы численностью по 3–4 человека. Каждая подгруппа спланирует и проведет презентацию. Тему вы выбираете сами. Единственное условие – связь с вашей непосредственной деятельностью.

Подгруппа должна:

– определить тему презентации;
– составить текст приглашения и в любой форме довести его до сведения гостей; в нем должно быть указано время (реальное); чтобы не было “накладок”, надо согласовать его с другими подгруппами;
– подготовить презентацию: составить тексты, распределить роли и назначить выступающих (постараться задействовать всех членов подгруппы), создать плакаты, видеоролики, раздаточный материал и т.д.

Целевая группа презентации – люди, находящиеся в данное время в данном помещении. Длительность выступления – 10 мин.»

После этого ребята начинают работать самостоятельно.

Обсуждение. Все делятся впечатлениями от проведенной работы, обсуждают успехи и недочеты всех презентаций.

Тема: «Делегирование полномочий»

Самоуправление немыслимо без обладания органами ученического самоуправления определенной властью. Передача полномочий является самым мощным инструментом успеха в деятельности команды, повышающим личную работоспособность каждого. Без нее самостоятельное решение проблем, встающих перед коллективом, рабочими органами самоуправления, невозможно. Однако это одна из распространенных трудностей в образовательных учреждениях.

Как подготовить команду для передачи ей полномочий?

1. Попросите собрать факты о том, чем может заняться команда актива. Это даст возможность окунуться в предстоящую работу и познакомиться с проблемами.

3. Позвольте осуществить одно из предложений. Дайте активистам установку на успех. Не бойтесь всячески их поощрять.

4. Разрешите действовать самостоятельно и потом сообщить результат. Это придаст активистам уверенности.

Ведущий: «За определенное время команде необходимо составить перечень сфер деятельности, которые может взять на себя актив (например: руководство редакцией школьной газеты, организация конфликтной комиссии и т.д.). Можно пользоваться таблицей 1».

Таблица 1

Тема: «Учащиеся в управляющем совете школы»

Школьники должны стать равноправными управляющими наравне со взрослыми. Ребята могут:

– избираться в УС (как правило, только старшеклассники из 10–11-х классов);
– участвовать в выборах представителей в УС (нередко и учащиеся 8–9-х классов);
– опираться в своей работе на органы ученического самоуправления;
– обучаться навыкам управления, сотрудничества, групповой дискуссии, проектирования и т.п.;
– принимать участие (правда, не во всех) обсуждениях решений УС;
– требовать открытого обсуждения особо важных для учащихся вопросов.

 Наиболее успешной работа детей – школьных управляющих будет при поддержке комитетов старшеклассников, советов ученического самоуправления, других детских общественных организаций и клубов. И задача взрослых – помогать создавать эти органы ученического самоуправления.

Хотя, безусловно, в любой школе найдутся и ребята из 8–9-х классов, которые смогут достойно представлять интересы всех учащихся в управляющем совете. Каждое образовательное учреждение вправе закрепить в положении об УС возрастные ограничения.

Чем может заниматься ученик – школьный управляющий?

Если выбор программы сделан с учетом большинства ребят, то они – активные помощники в будущей деятельности. Какие же основные вопросы школьной жизни, касающиеся всех и каждого, могут стать предметом этой работы?

• Введение иных правил поведения учащихся, закрепление их прав и обязанностей в уставе школы, постоянный контроль за исполнением, регулирование конфликтных ситуаций.

• Выработка и продвижение предложений по режиму учебного дня (недели, учебного года), удобного для большинства учеников: расписание занятий, деятельность школьных кружков, клубов и секций в послеурочное время; сроки и программы проведения каникул.

• Организация традиционных и новых общешкольных мероприятий.

• Защита прав всех участников образовательного процесса, закрепленных законодательством РФ, отраженных в уставе школы. Защита личных прав учащихся.

• Новые факультативные и элективные учебные курсы, полезные для большинства учащихся; организация предпрофильного и профильного обучения, социальных и учебных практик.

• Организация внеурочной, досуговой деятельности в школе.

Успех команды зависит от качества общения активистов. Поэтому очень важно, чтобы работа проходила в атмосфере доверия и открытости. Коммуникация – это искусство общения. Сам термин – производное от латинских слов «общее» или «разделяемое всеми». Если не достигается взаимопонимания, значит, коммуникация не состоялась.

Ведущий: «В этом упражнении каждый из вас должен составить список из 10–15-ти слов и выражений, характерных для языка общения членов вашей команды. С их помощью вы будете общаться друг с другом и с теми, с кем вам придется взаимодействовать в процессе работы. Через 15 минут обсудим ваши предложения».

Обсуждение. Обсуждаются предложенные слова и выражения. Определяются те из них, которые необходимо вычеркнуть из лексикона команды. Анализируются особенности языка общения, выделяются различия между «внутренней» (внутри команды) и «внешней» (официальной) речью.

Тема: «Конфликты в команде»

Конфликты – неизбежная составляющая человеческого общения, они были, есть и будут. Это реальность, одна из тех стадий, которые необходимо пройти, чтобы развиваться дальше и добиваться успехов.

• Предубеждение. Рабочие споры иногда переходят в личностные. Отношение одного человека к другому просто основывается на том, что он чувствует по отношению к кому-то.

• Своенравность. Некоторые люди держатся вызывающе, и кажется, что ищут повода для ссоры.

• Чувствительность. Это относится к человеку, у которого из-за низкой самооценки или конфликтов на протяжении всей жизни легко возникает ощущение того, что его постоянно критикуют или обижают.

• Соревнование за превосходство. Это происходит в том случае, когда один человек ищет возможность превзойти или затмить другого. Вы можете это заметить, когда два члена команды борются за дополнительную власть.

• Недопонимание. То, что в большинстве случаев кажется конфликтом, на самом деле является кризисом общения, неумением общаться.

Что мешает решению конфликта?

– Эмоциональная реакция: обида, гнев;
– нежелание выслушать другую сторону;
– незнание истинных причин конфликта;
– использование неправильного стиля общения;
– ваш настрой на то, что конфликт нерешаем;
– уход от мирных переговоров.

• Не допускайте борьбы и перебранки среди членов команды.

• Контролируйте собрания, которые вы проводите.

• Сразу разрешайте конфликт и не позволяйте ему разрушить команду.

• Ищите решения, а не место для битвы.

• Не судите, не требуйте, не угрожайте.

• Признайте, что редко кто-то бывает прав на 100%. Скорее, каждый человек рассматривает ситуацию со своей собственной позиции.

• Обеспечьте всех членов команды списком их обязанностей.

Алгоритм решения конфликта:

1. Каждому необходимо проанализировать отношение к конфликту.
2. Избавиться от отрицательных эмоций.
3. Внимательно выслушать конфликтующие стороны.
4. Найти истинную причину конфликта.
5. Отсечь историю конфликта.
6. Совместно найти компромиссное решение.
7. Терпение, терпение, терпение.

«Проблемные люди»

Данное упражнение следует проводить на ранних этапах тренинга, в особенности, если с какими-то членами команды во время собраний возникают проблемы. Раздайте участникам анкету (таблица 2), чтобы рассмотреть возникшие сложности.

Таблица 2

Далее добровольцам предлагают наглядно продемонстировать различные варианты конфликтного поведения.

Тренер выделяет особо характерные «симптомы», перефразирует «конфликтные» ответы. В конце упражнения озвучиваются различные варианты поведения, помогающие исправить ситуацию или нет (выслушивание, установление норм поведения, переговоры, конфронтация и т. п.).

Ведущий: «Один из видов психологической защиты – это оправдание самого себя. Оно всегда имеет два варианта.

Первый – «от достоинств». Вы говорите: «Меня не понимают... Ко мне несправедливы».

Второй – «от недостатков». Она говорит: «Простите, я такая забывчивая... вот закрутилась... ах, нервы меня подвели».

Хотя все оправдываются по-разному, но желание одно – снять с себя ответственность. Чтобы изменить себя, достаточно придерживаться двух правил:

1) не оправдывай себя, принимай честно ответственность за все, что с тобой случилось;

2) не говори даже себе: “Они не могут меня понять”.

Скажи лучше: “Я не смог донести до них то, что хочу. Я не снимаю с себя ответственности”.

Сейчас мы разделимся на две группы. Первая получит карточки с предложенной ситуацией (например: а) вы опоздали на собрание актива; б) вы не подготовили выступление на очередное заседание актива; в) газета, за выпуск которой вы отвечаете, не вышла в намеченный срок).

Лидер актива представляет ситуации, задает вопросы. Участники объясняют причины создавшегося положения, делают вывод. Остальные члены команды комментируют действие участников (удалось ли им выйти с честью из конфликтной ситуации)».

Тема: «Мотивация»

Мотивация – это побуждение к действию. Прекрасно составленные планы и самая совершенная структура актива не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет запланированную фактическую работу. Задача мотивации заключается в том, чтобы члены команды выполняли все в соответствии с порученными им обязанностями и согласно плану.

Мотивация, то есть создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Установлено, что для того чтобы мотивировать людей эффективно, руководителю следует определить, каковы же на самом деле потребности, и обеспечить нужные условия для работников.

Исследования показали: при обладании достаточными средствами 20% людей не желают работать ни при каких обстоятельствах, 36% – готовы работать в случае интересной работы, 36% – чтобы избежать скуки и одиночества, 14% – из-за боязни потерять себя, 9% – потому что работа приносит радость.

По мнению американских психологов А.Маслоу и Ф.Херцберга, мотивом к деятельности является сам процесс труда: его привлекательность, способность вызывать интерес и предоставляемая возможность показать себя.

Активистам также предстоит при организации дел уметь мотивировать учащихся на ту или иную деятельность.

Ведущий: «Эксперты вырабатывают самые различные критерии мотивации деятельности. Часть из них представлена в таблице 3.

Таблица 3

Задание 1. Какие, по вашему мнению, мотивации еще можно включить? Продолжите этот список.

Задание 2. Во втором столбце расшифруйте, что может сделать актив, для того чтобы мотивировать учащихся на активную деятельность.

После выполнения заданий обсудите критерии мотивации и ваши действия по мотивированию своих коллег. Включите перечень шагов по мотивации в план работы актива».

Тема: «Будущее вашей команды»

Каждая команда должна время от времени проверять, насколько она хорошо работает, с какими задачами справляется легко, какие проблемы не в силах решить. Определив это, можно строить планы на будущее.

Ведущий: «Успех команды в существенной степени зависит от качества общения ее членов. Открытость в профессиональном и межличностном плане является основой согласия. Ожидание стрессовых ситуаций, препятствий и сложностей, напротив, приводит к тому, что каждый начинает прибегать к своим привычным защитным механизмам (например, тайные договоренности, противоречия и “двойные стандарты”). Это лишь усложняет проблему. Поэтому очень важно, чтобы заседания команды проходили в атмосфере доверия и открытости.

Сегодня мы дадим в руки участников важнейшее средство выживания группового общения: “метод прогноза погоды“. Это один из лучших способов достижения равновесия между командной задачей “Я и Мы”».

Сядьте в тесный круг. Если кто-то из ваших товарищей не участвует, поставьте в середину пустой стул, чтобы помнить о причастности этого человека к команде. Проинформируйте позже отсутствующих, что вы делали на данном занятии.

1-й шаг. Научитесь радоваться.

Вспомните, как прекрасно вы чувствуете себя, слыша лестные слова в свой адрес. Однако в жизни мы нередко легко жертвуем радостью.

Давайте поговорим о том, что приносит нам счастливые минуты, что делает наша команда, что облегчило работу или пошло всем на пользу. Упомянем и то доброе чувство, которое возникает у нас, когда мы видим своих товарищей. Иногда действительно очень непривычно слышать ничем не омраченное “спасибо” или комплимент в свой адрес, но принимать их тоже можно научиться. На этом этапе мы поговорим о том, что доставляет нам удовольствие в командной работе. Будет очень здорово, если вы поделитесь радостью по поводу своих успехов. Кто хочет начать разговор о своем положительном опыте? (Этап заканчивается только после того, как выскажутся все участники.)

2-й шаг. Предоставляйте новую информацию.

Между заседаниями проходит много времени, в течение которого каждый переживает множество разных событий, в результате у нас появляется достаточно новой информации, которая будет интересна остальным. Она может быть важной или казаться несущественной, связанной с нашей деятельностью или личными переживаниями. Часто проблемы возникают и от того, что мы не даем другим увидеть свои переживания, что нас волнует, что нам удалось или что было сделано по ошибке.

Команда работает лучше, если участники не тратят много времени на угадывание обстоятельств рабочей ситуации. Расскажите, что у каждого из вас нового: один чему-то научился, другой столкнулся с проблемой, получил сведения, которые могут оказаться важными для команды, хочет поделиться новой информацией.

3-й шаг. Снимайте неопределенности и вопросы.

Порой мы не знаем, что происходит с другими членами команды. На вопрос “Как дела?” многие из нас просто отмалчиваются. В результате мы находимся в ситуации неопределенности, когда спрашиваем себя, можно ли справиться с настоящей на данный момент задачей.

4-й шаг. Высказывайте жалобы и просьбы.

Благодаря сотрудничеству в команде неизбежно возникают большие и маленькие раздражающие факторы. И если время от времени не разговаривать о мелких раздражителях, из них вырастут крупные проблемы, способные осложнить отношения. Если человек, ощущающий обиду, предлагает сделать что-то по-другому, его нужно выслушать и подумать, как ему можно помочь. Выражение недовольства без конкретных предложений по усовершенствованию и улучшению часто воспринимается как враждебная атака. Попытайтесь как можно точнее сказать, что вам мешает в поведении других и что было бы для вас выходом из этой ситуации. Кто хотел бы сейчас рассказать о том, что его раздражает?

5-й шаг. Желайте, надейтесь и мечтайте!

Это особо важная часть нашего ритуала, потому что в некоторой степени вся работа команды является реализацией мечты. Каждый участник получит сейчас возможность высказать свои заветные мысли и надежды на будущее. Это могут быть пожелания по поводу проекта команды или идеи о том, что будет после его реализации, а может, личные мечты. Подобная открытость часто приводит к тому, что участник начинает чувствовать поддержку в осуществлении своих чаяний.

Следуя этим пяти правилам, можно стать ближе своим товарищам. Часто, хотя физически мы и находимся вместе с другими людьми, наши мысли в этот момент витают где-то далеко, а все потому, что мы боимся высказать очень важные вещи.

• Мы не говорим другим о том, что нам в них нравится, потому что боимся произвести впечатление слабых или глупых.

• Мы скрываем важную информацию, так как опасаемся, что никому не будет интересно то, что мы расскажем.

• Мы скрываем свои надежды, мечты и желания, считая, что никто не интересуется нами, нашим развитием, а также потому, что думаем, что от этого ничего не изменится.

• Мы глотаем обиды, так как думаем, что никто не захочет слушать, что у нас на душе.

• Мы прячем свои проблемы, чтобы производить впечатление, будто у нас-то точно все под контролем.

• Мы скрываем свое замешательство и смятение, чтобы не произвести впечатление глупцов.

“Прогноз погоды” в команде позволит участникам стать намного ближе друг к другу. Он поможет сделать нашу жизнь приятнее и освободить ее от стрессов».

Со временем хорошая команда осознает, что именно является основой ее успеха. Участники начинают относиться друг к другу с уважением и доверием, кроме того, осваивают характерную для данной группы культуру принятия решений. Они избавляются от страха перед этим и готовы спорить друг с другом ради наилучшего из возможных вариантов. Кроме того, все осознают, что в зависимости от обстоятельств могут ошибиться, но уверены, что извлекут из этого уроки, поэтому следующий шаг будет более качественным. А поскольку принятие решений здесь дело всех и каждого, хорошая команда получает удовольствие, время от времени затрагивая тему развития собственной культуры принятия решений.

Для того чтобы сделать набросок будущего команды, необходимо многое учесть: желание и способности ее членов, сильные и слабые стороны деятельности. Поэтому нужно ответить на следующие вопросы:

1. Чем гордится команда?
2. Что не умеет делать?
3. Что делает отлично?
4. Как выглядит в глазах:
а) учащихся,
в) учителей,
б) других партнеров?
5. Какие задачи должен решать каждый активист?
6. Чему еще должна научиться команда?
7. Что она должна сделать лучше?
8. Как команде стать более творческой?
9. Как она может стать сплоченнее?
10. Кто и как поможет ей совершенствоваться?

Обсудите ответы на вопросы. Попробуйте найти общий ответ на каждый вопрос. Попытайтесь прийти к согласию по поводу того, что изменить в работе команды и как действовать так, чтобы получать удовлетворение от совместной деятельности.

Окончание читайте в следующем номере.