Консультация

Связанные одной сетью…

Информационное обеспечение принятия управленческих решений
на региональном уровне

Современное положение дел в управлении образованием (особенно на региональном уровне) характеризуется прежде всего переходом от управления учреждениями и людьми к управлению информационными потоками. В условиях динамично меняющейся социально-экономической ситуации принятие эффективных решений невозможно без использования своевременной и достоверной информации.

Рассмотрим проблематику информационного обеспечения разработки и реализации управленческих решений на примере разработанной в Республике Карелия базы данных образовательных информационных ресурсов и модели ее использования. Это один из возможных способов организации информационного обеспечения управления образованием на уровне региона.

Проблемная ситуация

Можно уверенно сказать, что существует явное противоречие между традиционной культурой принятия управленческих решений и происходящими изменениями в сфере образования.

В контексте рассматриваемой проблематики традиционная культура обладает следующими характеристиками:

собирается много различных одноразовых данных; данные, собранные под конкретный запрос, остаются в дальнейшем без внимания и не используются для других целей, а в случае необходимости соответствующая информация собирается заново;
способы сбора данных не гарантируют их достоверности: используются малопонятные (для опрашиваемых) и неунифицированные формы для получения информации, часто необходимая информация собирается «по звонку»;
есть числовые данные, нет аналитики: полученным данным редко дается аналитическая интерпретация на понятном для управленца языке, в результате решения принимаются без учета существующих закономерностей и тенденций;
решения принимаются по принципу «из опыта работы»: низкая квалификация управленческих кадров в работе с аналитикой и ее нехватка приводят к тому, что решения принимаются управленцами на основе собственного опыта, в уверенности, что они и так все хорошо знают про систему образования, в которой работают.

Требуют рассмотрения происходящие изменения:

в связи с процессами информатизации рост числа электронных ресурсов, когда они становятся общедоступными;
в рамках процедур оценки качества образования появление объективных и сопоставимых данных (например, единый госэкзамен);
появление идеологии управления, ориентированного на результат (бюджетирование, ориентированное на результат);
начало подготовки управленцев образования по специальным образовательным программам как на региональном, так и федеральном уровне1;
в регионах центров мониторинга и оценки качества образования.

Все перечисленные условия определяют необходимость работы со сложными, разноуровневыми и постоянно меняющимися информационными потоками. И потому информационно-аналитическое обеспечение становится одним из главных сервисов в организации управленческой деятельности.

Предлагаемое решение

В целях обеспечения региональной и муниципальных систем управления необходимой информацией в Республике Карелия было принято решение о разработке информационной системы, которая бы удовлетворяла следующим требованиям:

соответствующая база данных должна быть достаточно универсальной и позволять вводить в случае необходимости новые разделы;
предусматривать удобные (для органов управления, школ) процедуры предоставления данных и получения итоговой информации;
автоматически осуществлять обработку стандартизированных информационных запросов и представлять данные в динамике с использованием визуальных объектов (графики, диаграммы, карты);
даже слабо подготовленным в области информационных технологий управленцам должно быть удобно использовать в своей работе итоговые (обработанные) данные, генерируемые системой.

Последнее требование является ключевым, поэтому в качестве технологического решения2 была выбрана геоинформационная система, которая не только позволяет хранить стандартные статистические данные (за счет совмещения с СУБД ORACL), но и обладает многослойными интерактивными цифровыми географическими картами.

Набор таких карт по самым разным видам деятельности (формирование сети учреждений, подвоз учащихся, образовательные результаты, образовательные услуги и многое др.) образовательных систем, содержащих различную графическую и статистическую информацию, представляет собой региональный образовательный атлас, который издается в электронном и бумажном виде. Общая схема использования геоинформационной системы (ГИС) в образовании республики представлена на рис. 1.

Принцип формирования базы данных региональных информационных образовательных ресурсов заключается в том, что там должны храниться не все статистические данные по образованию3, а лишь те, которые необходимы для обеспечения конкретных управленческих задач.

Разумеется, самостоятельно обеспечить работоспособность и использование такой сложной информационной системы не в состоянии ни одна организация. В республике непосредственным сопровождением системы занимаются Петрозаводский государственный университет (ПетрГУ), Институт повышения квалификации (ИПК) и Министерство образования и по делам молодежи Республики Карелия (МОиДМ РК). При этом ПетрГУ осуществляет ввод, хранение и итоговую обработку данных (включая издание образовательных атласов); ИПК ведет первичную обработку данных, получаемых от образовательных учреждений, и отвечает за подготовку кадров, использующих систему в своей деятельности; МОиДМ РК обеспечивает административную, организационную и нормативно-правовую поддержку процедур сбора и предоставления информации.

Рассмотрим, каким образом в Республике Карелия реализована модель информационно-аналитического обеспечения управленческих решений регионального уровня (рис. 2).

Принятие решений основывается на аналитических материалах, полученных после обработки данных, хранящихся в базе данных по образованию. Одна часть материалов генерируется автоматически и содержит графики, диаграммы, цифровые карты. Другая часть готовится региональными аналитиками – экспертами в области управления образованием и специалистами регионального центра оценки качества. Эти материалы содержат интерпретацию (объяснение) данных и рекомендации для возможных управленческих решений.

Подготовленные аналитические материалы передаются в Министерство образования для принятия решений. Кроме того, аналитика предоставляется и муниципальным органам управления по их запросам.

Каким же образом формируется база данных?

Блок «Инвариантная часть» содержит данные, получаемые за счет государственного и ведомственного статистического наблюдения, а также за счет федеральных процедур оценки качества образования (ОСОКО4), одной из которых является единый госэкзамен. Блок «Дополнительные данные» содержит набор показателей, информация по которым собирается в рамках специальных мониторинговых обследований5.

Подавляющая часть данных собирается на уровне школы. При проведении мониторинга для сбора данных в каждую школу направляется специально разработанная электронная форма, в которой уже содержится большой объем информации, имеющийся в базе данных. В этом случае отпадает необходимость повторного сбора уже имеющейся информации, необходимо лишь обновить некоторые данные и заполнить новые поля. После заполнения электронные формы отправляются на выверку в региональный ресурсный центр (ПетрГУ), а затем автоматически осуществляется импортирование данных в региональную базу.

В ближайшей перспективе (на рис. 2 – штриховая линия) будет реализовано заполнение форм и получение обработанных данных через Интернет.

Для координации деятельности по использованию разработанной информационной системы планируется провести подготовку муниципальных кадров, создать регламент сбора статистических данных, подготовить соответствующие нормативные акты.

Игорь ВАЛЬДМАН

1 Примером может служить программа Центра изучения образовательной политики Московской высшей школы социальных и экономических наук.
2 Данное решение разработано Петрозаводским государственным университетом.
3 В этом случае имеется риск создания «малоподвижного динозавра», за которым почти невозможно ухаживать.
4 Общенациональная система оценки качества образования – новый термин, появившийся в образовании в конце 2004 г.
5 В республике уже второй год проводится мониторинг состояния информатизации образования.

Мнение

Как оценивают введение информационной системы (ИС) «Школа» непосредственно в образовательных учреждениях? Об этом говорит методист по информатизации Центра развития образования администрации г. Петрозаводска Наталья ХРУСТАЛЕВА.

На сегодняшний день ИС «Школа» обеспечивает информационную поддержку принятия управленческих решений в области организации учебного процесса в школе по следующим направлениям деятельности:
управление контингентом учащихся;
управление учебным процессом;
управление персоналом;
формирование отчетности.

Когда эти блоки были созданы и появилась первая версия ИС «Школа», она была предложена к обсуждению на совете директоров Петрозаводска. Те директора, которые хотят что-то изменить в школе, сделать ее более современной, привнести в работу своей команды новые технологии, начали апробировать эту программу. И почти сразу оценили ряд преимуществ. Например, раз введенную информацию можно использовать многократно, что бывает важно при подготовке различного вида отчетов. Информацию можно сортировать по дате, фамилиям учеников, другим параметрам. Директора отметили также удобство в управлении учебным процессом: формирование учебных планов на год, четверть или семестр, списки классов на учебный год, ведение журнала успеваемости, создание приказов, работа с личными карточками сотрудников – все это теперь можно делать гораздо быстрее.

Учителя тоже получили возможность отчитываться перед завучем по результатам обученности в электронном виде. А в январе этого года наши школы сдали свои отчеты за полугодие в электронном виде в управление образования.

Ситуация

Информационная система «Школа» внедряется в Республике Карелия как на уровне управлений образования, так и на уровне школ вот уже третий год. С чего начиналась эта работа, рассказывает ведущий специалист Министерства образования и по делам молодежи Республики Карелия (РК) Дмитрий МАЛИНОВ:

– В нашей республике при достаточно большой территории низкая плотность населения. В связи с этим мы сформулировали несколько наиболее серьезных проблем: удаленность школ от центра; отсутствие транспортных коммуникаций; нехватка учительских кадров; нехватка учебников и оборудования; недостаточное развитие телекоммуникаций; невозможность получения профессионального образования на местах (безработица).

Думаю, что многое из перечисленного характерно и для других регионов России. Соответственно, исходя из этих проблематичных зон, мы и формулировали цели и задачи, стоящие перед системой управления образованием республики:

открытость системы образования, ее мобильность и гибкость; адекватность реакции на изменения в обществе; развитие государственно-общественных механизмов и форм управления, социального партнерства;
максимальная включенность участников образования в единое информационное образовательное пространство республики, широкое внедрение информационных технологий в образовательный процесс и в управление системой образования;
экономическая целесообразность и управляемость региональной системы образования;
самостоятельность и относительная автономность образовательных учреждений;
направленность на формирование у администраторов образования стратегического мышления и проектно-программных методов управления, новых профессиональных компетенций.

Этими принципами мы и руководствовались при разработке информационной системы. В самом начале работы мы проанализировали все информационные потоки в системе образования муниципального и регионального уровня и выяснили: они часто пересекаются между собой. Что говорит о малоэффективной работе не только на уровне управления образованием в министерстве, но и в муниципалитетах. Кроме того, анализ этих информационных потоков помог нам сформулировать основные компоненты системы:

общая информация об учебных заведениях;
реестр образовательных учреждений РК;
лицензирование, аттестация и аккредитация образовательной деятельности и образовательных программ в республике;
педагогические кадры республики;
материальное оснащение образовательных учреждений;
компьютерное и учебно-лабораторное оснащение кабинетов;
картографическая база данных образовательных учреждений.

Мы создавали наш продукт в течение пяти лет, и работа над ним еще не закончена, но уже сейчас информационная система позволяет решать в Карелии те задачи, которые возникают в ходе реализации федеральных и республиканских программ и проектов. Например, таких, как «Школьный автобус», «Школьный Интернет», ЕГЭ и т. д. Из той единой базы данных, которая у нас уже есть, управления образования формируют соответствующие и нужные им в тот или иной момент карты, диаграммы, графики, таблицы и т. п., которые помогают принимать своевременные управленческие решения.