Оплата труда недавно принятых работников

Осенью начинается новый виток в деятельности организаций. Сотрудники кадровых агентств утверждают, что отдохнувшее за лето руководство запускает свежие проекты, меняет структуру фирмы и нанимает новых людей.
Профессиональные навыки новичка бухгалтера не касаются. Зато он должен точно знать, насколько велик стаж нового сотрудника, почему тот уволился с предыдущей работы и даже каковы его семейные обстоятельства. И это не просто любопытство: такая информация позволит рассчитать для новенького больничные, отпускные, а если потребуется, то и выходное пособие.
Основные проблемы здесь возникнут, когда вы начнете определять расчетный период, исходя из которого надо начислять все эти выплаты. Чтобы справиться с подобными трудностями, мы подготовили эту статью.

Если новый сотрудник заболел

Любому сотруднику, в том числе новичку, организация должна оплачивать не только отработанные дни, но и время болезни. Речь идет о пособии по временной нетрудоспособности. Как вы знаете, рассчитывают это пособие исходя из фактического заработка и непрерывного трудового стажа человека. Здесь-то у бухгалтеров и возникают проблемы. Как определить непрерывный трудовой стаж человека, который совсем недавно пришел в организацию? За ответом обратимся к Правилам исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию (далее – Правила). Этот документ утвержден постановлением Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. № 252.
Здесь говорится, что трудовой стаж определяется в тот день, когда работник заболел. В стаж входит не только период работы в данной организации, но и время, которое человек трудился в других местах. Но это если перерывы при переходе с одного места на другое составляют не больше одного месяца. Впрочем, есть исключения. Например, стаж не прерывается, если человек был безработным в течение трех месяцев. Это касается случаев, когда из предыдущей организации человека уволили по сокращению штата. Как только промежуток между работами превысит установленный срок, весь накопленный к этому моменту стаж «сгорает».
Итак, стаж определен. Теперь надо посмотреть, какая этому стажу соответствует ставка. Если стаж меньше пяти лет, то это 60%, от пяти до восьми лет – 80, восемь и более – 100.
Эту-то ставку и надо умножить на сумму фактического заработка. Вспомним, как его рассчитывать. Порядок расчета изложен в Положении, которое утверждено постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 13–6. Заработок состоит из оклада и всех надбавок, которые получает сотрудник. Исключение составляет вознаграждение за сверхурочную работу и совместительство, а также единовременные выплаты (такие, как материальная помощь).

Когда новый сотрудник может рассчитывать на отпуск

Ежегодно каждому сотруднику предприятия положен отпуск. Заметьте: здесь имеются в виду не календарные, а рабочие годы. Их начинают отсчитывать с того момента, когда человек поступил в организацию.
Однако новичок может взять ежегодный отпуск только после того, как непрерывно проработает в данной организации шесть месяцев. Такое ограничение ставит статья 122 Трудового кодекса РФ. Но администрация предприятия вправе сделать исключение и предоставить отпуск раньше. А в некоторых случаях она даже обязана это сделать: в частности, досрочный отдых положен женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него; досрочно вправе уйти в отпуск несовершеннолетние и работники, усыновившие новорожденных детей.
Как правило, отпускные рассчитывают, ориентируясь на зарплату за три предшествующих месяца. Но если сотрудник еще столько не отработал? Будем разбираться.
Если отпуск предоставляется в календарных днях, то надо поступать так. Среднемесячное число календарных дней, то есть 29,6, умножьте на количество тех месяцев, которые отработаны полностью. К результату прибавьте количество календарных дней в месяцах, отработанных не полностью. Как определить этот показатель, сказано в пункте 9 Положения (оно утверждено постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213). Для этого нужно посчитать, сколько дней сотрудник фактически отработал по графику пятидневной недели, а результат умножить на коэффициент 1,4. Далее сумму, выплаченную новичку за все время его работы, надо разделить на полученное количество дней. В результате вы рассчитаете среднедневной заработок. Его и надо умножить на число дней отпуска.

На сумму отпускных организация может уменьшить свой налогооблагаемый доход. Это следует из пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Кроме того, на эти суммы надо начислять Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование (ст. 236 Налогового кодекса РФ и ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). И не забудьте удержать с отпускных налог на доходы физических лиц. Этого требует подпункт 6 пункта 1 статьи 208 Налогового кодекса РФ.

В. Галицкий, аудитор
Журнал «Главбух», № 18, сентябрь 2003