Премирование работников

В этой статье мы дадим несколько полезных советов тем предприятиям, которые решили материально поощрять своих работников, то есть выплачивать премии. Во-первых, мы подскажем, как организовать и оформить систему премирования таким образом, чтобы вознаграждения уменьшали налогооблагаемый доход предприятия. Во-вторых, объясним, чего следует избегать, выплачивая премии, чтобы сблизить бухгалтерский и налоговый учет. В-третьих, разберемся с так называемым «депремированием». И, наконец, на примерах покажем, как начислять на премии налоги и отражать это в учете.

Как организовать систему премирования

Если ваше предприятие решило поощрять лучших сотрудников, то нужно разработать и утвердить положение о премировании. Вы можете спросить: зачем нужны такие сложности? Нельзя ли обойтись без всяких положений? Пусть руководитель сам решает, кто из работников какую премию заслужил.
Можно, конечно, и так, но тогда вы не сможете документально подтвердить то, что действительно начисляли премии. А следовательно, не получите права вычитать эти суммы из налогооблагаемой прибыли. Возможно, вы сэкономите на ЕСН. Но скорее всего налоговики посчитают, что такие вознаграждения вовсе не премии, а зарплата (особенно если вы поощряете сотрудников регулярно). Следовательно, на них все же придется начислить соцналог. Поэтому, как бы вы ни поступили, если у вас нет положения о премировании, проверяющие органы попытаются оспорить ваши действия и доначислить налоги.
И еще один аргумент в пользу положения. Если вы не утвердите такой документ, то условия премирования вам придется подробно расписывать в каждом трудовом договоре.
Как разработать данное положение? Согласно статье 144 Трудового кодекса РФ, организация может установить любую систему премирования своих работников. Условие только одно – если на предприятии есть профком, то нужно учесть и его мнение. Положение о премировании может быть как одним из разделов коллективного договора, так и самостоятельным документом. В последнем случае достаточно, чтобы руководитель издал приказ, которым, собственно, и утвердил положение.
Что же нужно указать в этом документе? Во-первых, следует определить так называемые показатели премирования. То есть оговорить, за что сотруднику положена премия. Например, за то, что он успевает сделать больше других или, скажем, за повышение качества работы. Здесь же можно установить и дополнительные условия – в основном это нарушения, за которые премия будет урезана. Такую систему штрафов обычно называют «депремирование».
Во-вторых, надо определить круг работников, которые могут рассчитывать на денежное поощрение. Понятно, что перечень таких должностей зависит от показателя премирования. Ведь, согласитесь, за повышение норм выработки вы вряд ли будете доплачивать уборщице.
В-третьих, необходимо установить размеры вознаграждений. Как правило, это либо процент от зарплаты, либо фиксированная сумма. Ну и, наконец, в положении надо указать, насколько часто будут выплачиваться премии: каждый месяц, ежеквартально, раз в год...

Выплата премий

Итак, работник хорошо потрудился и в соответствии с положением о премировании ему положено поощрение. Начисленную сотруднику премию бухгалтер должен отразить по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Корреспондирует же он в основном со счетами, на которых учитываются издержки производства, то есть 20, 25, 26 и т.д. Выдавая премию работнику, бухгалтер делает такую запись:
Дебет 70 Кредит 50 (41, 51... ) – выплачена премия.
А можно ли в бухучете создать специальный резерв, чтобы затраты на выплату премий равномерно включать в себестоимость продукции? Мы не советуем вам так поступать. И вот почему. Такие резервы не упомянуты в пункте 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Правда, из этого документа можно сделать вывод, что в бухучете подобные резервы все же не запрещены. Но в налоговом учете такой резерв уж точно создавать нельзя. Поэтому лучше не резервируйте деньги под премии – это позволит вам сблизить бухгалтерский и налоговый учет.
И еще один нюанс, он связан с системой депремирования: может ли штраф быть больше премии? Нет, не может. Ведь в данном случае, штрафуя сотрудника, организация урезает ему именно премию, а не зарплату. Конечно же, ваше руководство может обратиться к статье 155 Трудового кодекса РФ. Здесь описана ситуация, когда сотрудник не сделал столько, сколько должен был, или не отработал положенное время. Ему действительно можно урезать оклад или заплатить лишь за выполненную работу. Но, как вы понимаете, к депремированию это никакого отношения не имеет.
И еще немного об этой системе: в случае депремирования в бухгалтерском учете вы должны отразить окончательную сумму вознаграждения, то есть уже исключив из нее все штрафы. Эту же сумму вы учтете при налогообложении.

Как исчислить налоги с премий

Начислив работнику премию, переходите к налогам. Давайте разберемся по порядку, какими налогами облагается вознаграждение сотрудника, которого предприятие поощряет за отличную работу.
Налог на прибыль
В пункте 2 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что «премии за производственные результаты» относятся к расходам на оплату труда, а следовательно, уменьшают налогооблагаемую прибыль. Что же значит «за производственные результаты»? Имеется в виду, что вознаграждение должно быть связано с деятельностью, которая направлена на получение дохода. К примеру, это поощрение за то, что человек перевыполнил норму выработки. А вот, скажем, премии, выдаваемые женщинам к
8 Марта, из расчета налога на прибыль исключить нельзя. Ведь такие вознаграждения не связаны с результатами деятельности предприятия.
Но и это еще не все требования, которые предъявляет к премиям глава 25 Налогового кодекса РФ. Согласно пункту 21 статьи 270, на расходы можно отнести только премии, которые предусмотрены в трудовых договорах. Если же вы, нанимая человека, не оговорили в его контракте таких вознаграждений, то все еще можно исправить. Причем если вы последовали нашим рекомендациям и разработали положение о премировании, то сделать это совсем несложно. Надо лишь добавить в трудовой договор ссылку на положение. Выглядеть она может следующим образом: «Премии работнику выплачиваются в соответствии с положением о премировании, утвержденным приказом №___ от ____________ г.».
Но прежде не забудьте сообщить работнику, что вы планируете внести исправления в его трудовой договор. Сделать это нужно в письменной форме и не позднее чем за два месяца до того, как изменятся условия оплаты его труда (ст. 73 Трудового кодекса РФ).
И последнее. Налогооблагаемый доход нельзя уменьшать на премии, выплачиваемые за счет целевых поступлений или средств специального назначения. Таково требование пункта 22 статьи 270 Налогового кодекса РФ. Что такое целевые поступления, понятно. Это гранты или, к примеру, деньги из различных фондов, созданных для поддержки науки. А что значит «средства специального назначения»? Налоговики считают, что это суммы, которые собственники предприятия выделили для премий из нераспределенной прибыли. Об этом сказано в разделе 5.6 Методических рекомендаций по налогу на прибыль, которые утверждены приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. № БГ-3-02/729. При этом, конечно, решение о выплате премий за счет нераспределенной прибыли должно быть зафиксировано в протоколе общего собрания участников (акционеров).

Пример 1

В августе 2003 года администрация ООО «Прометей» решила премировать инженера Никитина Е.Т. за отличную работу. Премия составляет 3000 руб. Помимо того что премия, выплаченная Никитину Е.Т., предусмотрена Положением о премировании, о ней упомянуто и в трудовом договоре, который заключен с данным сотрудником. Кроме того, поощрение было выплачено не за счет нераспределенной прибыли, а отнесено на себестоимость.
В бухгалтерском учете ООО «Прометей» начисление премии Никитину Е.Т. отражает следующим образом:
Дебет 26 Кредит 70
– 3000 руб. – начислена премия.
ООО «Прометей» спишет на расходы по оплате труда 3000 руб. и уменьшит на эту сумму налогооблагаемый доход.

Налог на доходы физических лиц

Со всех сумм, которые организация выплачивает своим работникам, нужно удержать налог на доходы физических лиц (подп. 6 п. 1 ст. 208 и
п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Это правило касается и премий.
Правда, в пункте 7 статьи 217 Налогового кодекса РФ сказано, что НДФЛ не начисляют на международные, иностранные или российские премии за выдающиеся достижения в области науки, техники, образования и т.п. (полный их перечень утвержден постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2001 г. № 89). Но вам не стоит забивать этими премиями голову, поскольку выплачивают их не предприятия, а различные фонды. Поэтому можно говорить, что налог на доходы физических лиц вы должны удерживать со всех денежных поощрений.
А когда надо перечислить налог в бюджет? Сделать это следует в тот день, когда вы получите в банке деньги на выплату премий. Если же предприятие выдает вознаграждение в натуральной форме, допустим, своей продукцией, тогда перечислить налог нужно на следующий день после того, как вы его удержите из других выплат (п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Пример 2

В сентябре 2003 года администрация ООО «Рассвет» решила премировать за досрочное выполнение плана рабочего Степанова А.Н. Такая премия предусмотрена в Положении о премировании. Степанову А.Н. выдали 2000 руб.
Предположим, что никакие вычеты по налогу на доходы физических лиц Степанову А.Н. не положены.
В бухгалтерском учете ООО «Рассвет» делает следующие проводки:
Дебет 20 кредит 70
– 2000 руб. – начислена премия;
Дебет 70 кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 260 руб. (2000 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц.
Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
Кредит 51
– 260 руб. – перечислен в бюджет налог на доходы физических лиц.
Дебет 70 кредит 50
– 1740 руб. (2000–260) – выдана премия Степанову А.Н.
Единый социальный налог и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ
ЕСН бухгалтер начисляет на все выплаты в пользу работников предприятия (ст. 236 Налогового кодекса РФ). Это в полной мере относится и к премиям.
В то же время соцналог не исчисляют с тех вознаграждений, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Такое правило установлено пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ.
Так же поступают и со страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. Ведь согласно статье 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, эти взносы исчисляются исходя из базы, рассчитанной для единого социального налога.

Пример 3

Вернемся к условиям примера 2. Допустим, что премия, выданная Степанову А.Н., предусмотрена и в его трудовом договоре. При этом выплачивается она не за счет нераспределенной прибыли. То есть данная сумма уменьшает налогооблагаемый доход ООО «Рассвет».
Допустим, что эта организация не имеет права применять регрессивную шкалу ставок по ЕСН и страховым взносам в Пенсионный фонд РФ. Степанов А.Н. родился в 1972 году.
Бухгалтер ООО «Рассвет» делает такие записи:
Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по социальному страхованию»
– 80 руб. (2000 руб. х 4%) – начислен единый социальный налог, уплачиваемый в Фонд социального страхования РФ.
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с Федеральным фондом обязательного медицинского страхования»
– 4 руб. (2000 руб. х 0,2%) – начислен единый социальный налог, уплачиваемый в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования.
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с территориальным фондом обязательного медицинского страхования»
– 68 руб. (2000 руб. х 3,4%) – начислен единый социальный налог, уплачиваемый в территориальный фонд обязательного медицинского страхования.
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом в части ЕСН»
– 560 руб. (2000 руб. х 28%) – начислен единый социальный налог, уплачиваемый в федеральный бюджет.
Дебет 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом в части ЕСН»
Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по финансированию страховой части трудовой пенсии»
– 220 руб. (2000 руб. х 11%) – начислены страховые взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии.
Дебет 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом в части ЕСН»
Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по финансированию накопительной части трудовой пенсии»
– 60 руб. (2000 руб. х 3%) – начислены страховые взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии.

Взносы на обязательное страхование от несчастных случаев

Здесь все то же самое – взносы на обязательное страхование от несчастных случаев организация должна начислять на все суммы, которые она выплачивает своим сотрудникам. Причем не важно – работают они временно или постоянно, в штате или нет. Об этом сказано в пункте 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184.
Справедливости ради заметим, что есть ряд выплат, на которые страховые взносы не начисляют. Они приведены в Перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г.
№ 765. Однако премии в этом Перечне не упомянуты.

Пример 4

ЗАО «Соболь» шьет мужские костюмы на заказ.
В августе 2003 года ЗАО «Соболь» начислило своим сотрудникам премии, сумма которых составила 25 000 руб.
Деятельность ЗАО «Соболь» отнесена к третьему классу профессионального риска. Следовательно, страховые взносы на социальное страхование от несчастных случаев эта организация должна уплачивать по ставке 0,4 процента:
Дебет 20 Кредит 69 субсчет «Расчеты по обязательному страхованию от несчастных случаев»
– 100 руб. (25 000 руб. х 0,4%) – начислены взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.

С.В. Тищенко,
аудитор ООО «Маэл-аудит»