Ремонт и модернизация компьютеров

Любой бухгалтер знает, что сбой в работе его компьютера может самым серьезным образом отразиться на деятельности всего предприятия. А ведь поломки случаются нередко. Если выходят из строя комплектующие компьютера, то организация тратится на их ремонт или замену. Но бывает, что формально компьютер находится в рабочем состоянии, а с новыми производственными задачами справиться уже не может. В этом случае его модернизируют.
Однако с технической точки зрения определить, где заканчивается ремонт и начинается модернизация, – очень непросто. Это добавляет сложностей и бухгалтеру, ведь ремонт и модернизация по-разному отражаются в учете, также по-разному будут исчисляться и налоги.

Учет расходов по модернизации компьютеров

Как мы уже сказали, модернизация компьютеров, или апгрейд, – это замена или добавление деталей, чтобы повысить рабочие характеристики компьютера. При замене комплектующих происходит также частичная ликвидация – ведь старую деталь из компьютера удаляют.
При модернизации первоначальная стоимость компьютера увеличивается на сумму, потраченную на покупку новых комплектующих (без НДС). В бухгалтерском учете это правило установлено пунктом 14 ПБУ 6/01, а в налоговом учете – пунктом 2 статьи 257 Налогового кодекса РФ.
Стоимость новых комплектующих для модернизации компьютера нужно отразить в бухгалтерском учете следующими проводками:
ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
КРЕДИТ 60 – отражена стоимость нового комплектующего;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 – учтен НДС по комплектующему.
А если организация платит и за установку новых комплектующих, то эти расходы также необходимо отразить на счете 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств».
После того как новая деталь будет установлена, в бухучете необходимо сделать запись:
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств» – увеличена первоначальная стоимость компьютера.
А раз меняется первоначальная стоимость компьютера, то изменятся и ежемесячные амортизационные отчисления. Когда же нужно начислять амортизацию по новой норме? По нашему мнению, с того месяца, в котором была проведена модернизация. И здесь не нужно применять правило, которое действует при вводе нового объекта основных средств, то есть начислять амортизацию со следующего месяца. Ведь модернизация не приводит к появлению нового объекта основных средств.
Помимо того что в результате модернизации меняется первоначальная стоимость имущества, может быть также изменен и срок полезного использования. В бухгалтерском учете об этом сказано в пункте 27 ПБУ 6/01, а в налоговом – в пункте 1 статьи 258 Налогового кодекса РФ.
Однако в налоговом учете есть ограничение – увеличить срок полезного использования можно только в пределах тех сроков, которые установлены для амортизационной группы компьютера в соответствии с постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы».
И не забудьте на рыночную стоимость оприходованных деталей увеличить внереализационные доходы при расчете налога на прибыль. Этого требует пункт 13 статьи 250 Налогового кодекса РФ.
Пример 1
ЗАО «Корунд» купило новую бухгалтерскую программу. Оказалось, что мощности уже имеющегося компьютера, на котором работал главный бухгалтер, недостаточно. Поэтому решили провести модернизацию компьютера: поменять старый процессор Pentium100 на новый – Pentium 333.
Новый процессор купили в октябре 2002 года за 2640 руб. (в том числе НДС – 440 руб.). Модернизация были проведена в этом же месяце. Следовательно, начислять амортизацию по новым нормам нужно с октября 2002 года. Срок полезного использования в результате модернизации не был изменен.
Стоимость процессора Pentium 100 при покупке компьютера в счете отдельной строкой не была выделена. Поэтому ЗАО «Корунд» не может оформить частичную ликвидацию.
Компьютер был куплен в январе 2001 года. Первоначальная стоимость компьютера – 20 000 руб., срок полезного использования – 40 месяцев.
В бухгалтерском учете амортизация начисляется с февраля 2001 года линейным способом в сумме 500 руб. в месяц (20 000 руб. : 40 мес). С февраля 2001 года по сентябрь 2002 года (20 месяцев) была начислена амортизация:
500 руб. х 20 мес. = 10 000 руб.
Исходя из срока полезного использования компьютер необходимо амортизировать еще
20 месяцев. Новая ежемесячная сумма амортизации будет равна:
(20 000 руб. – 10 000 руб. + 2640 руб. –
440 руб.) : 20 мес. = 610 руб.
Старый процессор еще исправен, и ЗАО «Корунд» намеревается его использовать. Поэтому его оприходовали по рыночной цене – 1000 руб.
В бухгалтерском учете ЗАО «Корунд» будут сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
КРЕДИТ 60
– 2200 руб. (2640 – 440) – отражена стоимость нового процессора Pentium ЗЗЗ;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 440 руб. – учтен НДС по новому процессору Pentium 333;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– 2640 руб. – оплачен новый процессор Pentium 333;
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08 субсчет «Приобретение объектов основных средств»
– 2200 руб. – увеличена первоначальная стоимость компьютера на стоимость нового процессора Pentium 333;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕ-
ДИТ 19
– 440 руб. – возмещен из бюджета НДС по новому процессору Pentium ЗЗЗ;
ДЕБЕТ 10 субсчет «Запасные части» КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
– 1000 руб. – оприходован старый процессор Pentium 100 по рыночной цене.

Начиная с октября 2002 года ЗАО «Корунд» при начислении амортизации каждый месяц будет делать проводку:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 02
– 610 руб. – начислена амортизация по модернизированному компьютеру.
В налоговом учете 1000 руб. в октябре
2002 года ЗАО «Корунд» необходимо включить во внереализационные доходы.
Предположим, что данные бухгалтерского и налогового учета совпадают. Тогда в октябре 2002 года ЗАО «Корунд» необходимо включить в расходы начисленную амортизацию – 610 руб.

Учет расходов по ремонту компьютера

Компьютеры ремонтируют для того, чтобы поддерживать их в исправном состоянии. Поэтому в бухгалтерском учете затраты на ремонт включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и учитываются соответственно на счетах 20, 25 или 26. Это следует из пункта 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н.
Детали, которые предприятие купило для того, чтобы провести ремонт, вначале нужно учесть да счете 10 субсчет «Запасные части». А в момент, когда запчасти начнут использовать, ремонтируя компьютер, их стоимость нужно списать на счета учета расходов. Стоимость самого компьютера при этом не изменяется, также не пересматривается срок его использования.
В налоговом учета затраты на ремонт основных средств, в том числе и стоимость использованных запчастей, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и уменьшают налогооблагаемую прибыль. Об этом сказано в пункте 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ.
Предприятие может само заняться ремонтом, особенно если в штате есть специалисты.
А можно заключить договор со сторонней организацией, которая и сделает ремонт. Но в любом случае, чтобы подтвердить расходы на ремонт, нужно оформить соответствующие документы, например заключения специалистов предприятия либо независимых экспертов. На основании данных документов оформляются приказ руководителя предприятия и бухгалтерская справка, из которых ясно, что это был именно ремонт, а не модернизация.
Пример 2
В октябре 2002 года вышел из строя компьютер директора ООО «Мордок». Сгорела материнская плата. На основании заключения специалиста технического отдела организации директор издал приказ о проведении ремонта компьютера. В этом же месяце системщик заменил сгоревшую материнскую плату на однотипную. Стоимость новой материнской платы составила 2400 руб. (в том числе НДС – 400 руб.). Эту сумму поставщику оплатили также в октябре
2002 года.
Рассчитывая налог на прибыль, ООО «Мордок» определяет доходы и расходы методом начисления.
В бухгалтерском учете ООО «Мордок» в октябре 2002 года были сделаны следующие приводки:
ДЕБЕТ 10 субсчет «Запасные части» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. (2400 – 400) – отражена стоимость новой материнской плиты;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 400 руб. – учтен НДС по материнской плате;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
– 2400 руб. – оплачена материнская плата;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 400 руб. – возмещен из бюджета НДС по материнской плате;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10 субсчет «Запасные части»
– 2000 руб. – отражены расходы по ремонту компьютера.
В налоговом учете ООО «Мордок» в октябре должно включить 2000 руб. в состав расходов, связанных с производством и реализацией, и уменьшить тем самым налогооблагаемую прибыль.
Организация может создать специальный ремонтный фонд (резерв). В бухгалтерском учете его можно сформировать на основании пункта 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
А в налоговом учете это позволяет сделать пункт 3 статьи 260 Налогового кодекса РФ. И тогда все текущие ремонтные расходы проводятся за счет этого фонда.
Заметим, что в налоговом учете такой резерв создается по правилам, установленным в статье 324 Налогового кодекса РФ.
А вот в бухгалтерском учете жесткого порядка создания ремонтного фонда нет. Поэтому в принципе вы можете сформировать резерв в бухгалтерском учете по правилам налогового учета.

В.В. ШУСТОВ,
аудитор ООО «Элкод-Аудит»
Журнал «Главбух», № 22, ноябрь 2002